Hogyan írd meg a visszajelzéskérő meghívást?

Semleges meghívásból indulj

Az AAPOR kérdezési útmutatója a válasz irányát sugalló megfogalmazások kerülését hangsúlyozza. 1 A meghívóban ezért ne feltételezd, hogy a vendég elégedett volt. A „Ha jól érezted magad, értékelj minket!” eleve egy kiválasztott csoportot szólít meg.

Egy egyszerűbb változat: „Köszönjük a látogatásodat. Ha van rá lehetőséged, mondd el, milyen volt a tapasztalatod.” Ez saját szövegpélda. Nem ígér kedvezményt, és nem kér előre meghatározott pontszámot.

A célt csak úgy írd le, ahogy működik

A vendégnek hasznos tudnia, miért kéritek a visszajelzést. Például azért, hogy jobban értsétek a szolgáltatás erős és javítandó részeit. Csak akkor írjatok személyes válaszadásról, ha van hozzá tényleges folyamat és megfelelő kapcsolatfelvételi lehetőség.

Ugyanez igaz az időígéretre. A „fél perc az egész” jól hangzik, de nem segít, ha a kitöltés rendszeresen tovább tart. Előbb próbáljátok ki a teljes utat olyan emberrel, aki nem ismeri a kérdéseket. A rövidségre vonatkozó állítás ezután igazodjon a tapasztalathoz.

Két saját változat külön helyzetre

Helyszíni táblán elég lehet: „Milyen volt a látogatásod? A QR-kódnál megoszthatod a visszajelzésedet.” A munkatárs szóban hozzáfűzheti, hogy a kitöltés önkéntes. Nem szükséges megvárnia a válaszadást, és ne nézze a kijelzőt.

Egy később elolvasott kártyán fontosabb a kontextus: melyik vállalkozásról és melyik szolgáltatási alkalomról szól a lehetőség? A meghívó akkor is legyen érthető, ha a vendég csak másnap veszi elő. A link vagy kód maradjon jól elkülönítve a reklámszövegtől.

Mit figyelj a próba során?

Kérj meg valakit, hogy saját szavaival mondja el, mit vár tőle a meghívás. Ha azt válaszolja, hogy jó értékelést kell adnia, érdemes újrafogalmazni. Ha nem érti, ki látja a válaszát, a tényleges adatkezelési tájékoztatáshoz vezető utat kell tisztázni.

A meghívó változatát és használatának kezdőnapját jegyezzétek fel. Később így megkülönböztethető a kommunikáció módosítása a szolgáltatásban történt változástól. A jó meghívás nem garantálja, hogy mindenki válaszol, de világos és méltányos lehetőséget ad arra, hogy többféle tapasztalat is megérkezzen.

A szóbeli kiegészítés se változtassa meg az üzenetet

A semleges tábla mellett is torzíthat a munkatárs mondata, ha azt kéri, hogy „segítsen egy ötössel”. A csapat röviden egyeztesse, hogyan mutatja meg a lehetőséget. A cél, hogy minden vendég hasonló, könnyen visszautasítható meghívást kapjon, függetlenül attól, milyennek tűnt a látogatása.

A próba során a vendégek visszakérdezéseit gyűjtsétek össze, ne azt, ki hajlandó kitölteni. Ha rendszeresen kérdezik, hogy kötelező-e, a megfogalmazás valószínűleg nem elég világos. Ha jutalmat várnak, nézzétek meg, nem sugall-e ilyet valamelyik mondat.

A végleges változatból legyen egy közösen használt szöveg. Ez segít elkerülni, hogy minden műszak más ígéretet vagy elvárást kapcsoljon a kérdőívhez. A következetes meghívás később az eredmények összehasonlítását is értelmezhetőbbé teszi, mert kevesebb ismeretlen kommunikációs eltérés kerül a háttérbe.