Adatkezelési tájékoztató.

1. A tájékoztató célja

1.1. A jelen Adatkezelési tájékoztató bemutatja, hogy a RateWise weboldal és szolgáltatás használata során a Szolgáltató milyen személyes adatokat kezel, milyen célból, milyen jogalapon, mennyi ideig, kik részére továbbíthatja az adatokat, és milyen jogok illetik meg az érintetteket.

1.2. A RateWise kettős szerepben járhat el:

• a) saját adatkezelőként kezeli a weboldal látogatóinak, érdeklődőknek, kapcsolattartóknak, felhasználóknak és számlázási kapcsolattartóknak az adatait;
• b) adatfeldolgozóként kezeli az Ügyfél vendégeinek, ügyfeleinek vagy pácienseinek értékelőlap-válaszait és kapcsolódó adatait, ha az adatkezelés célját és eszközeit az Ügyfél határozza meg.

1.3. Az adatfeldolgozói tevékenység részletes feltételeit az Ügyféllel kötött Adatfeldolgozási megállapodás tartalmazza. A Válaszadók adatkezeléséről elsődlegesen az Ügyfél köteles tájékoztatást adni.

2. Irányadó jogszabályok

2.1. Az adatkezelésre különösen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete („GDPR”), az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló magyar törvény, az elektronikus hírközlési és elektronikus kereskedelmi szabályok, valamint az egyéb alkalmazandó magyar és európai uniós jogszabályok irányadók.

2.2. A Szolgáltató törekszik az adatminimalizálás, célhoz kötöttség, átláthatóság, pontosság, korlátozott tárolhatóság, integritás, bizalmasság és elszámoltathatóság elveinek betartására.

3. Milyen érintetti körökre vonatkozik a tájékoztató?

3.1. A tájékoztató az alábbi érintetti körökre vonatkozik:

• a) weboldal látogatói;
• b) bemutatót kérő érdeklődők;
• c) kapcsolatfelvételi űrlapot kitöltők;
• d) ajánlatot kérő vagy szerződéses Ügyfél kapcsolattartói;
• e) RateWise adminfelület Felhasználói;
• f) számlázási és pénzügyi kapcsolattartók;
• g) ügyfélszolgálati vagy support megkeresést küldők;
• h) hírlevélre vagy marketingkommunikációra feliratkozók, ha ilyen funkció működik;
• i) az Ügyfél vendégei, ügyfelei vagy páciensei, amennyiben adataik a RateWise értékelőlapon keresztül kerülnek feldolgozásra.

4. Kezelt adatok köre, célja, jogalapja és megőrzési ideje

4.1. Weboldal látogatása

Kezelt adatok: IP-cím, böngésző típusa, eszközadatok, látogatás időpontja, megtekintett oldalak, technikai naplóadatok, cookie-azonosítók.

Cél: weboldal működtetése, biztonság, hibakeresés, látogatottság mérése, felhasználói élmény javítása.

Jogalap: jogos érdek a biztonságos működéshez; nem szükséges analitikai vagy marketing cookie esetén hozzájárulás.

Megőrzési idő: technikai naplók esetén általában [30-180 nap]; cookie-k esetén a cookie-tájékoztató szerinti időtartam.

4.2. Bemutatókérés

A bemutatókérések jelenlegi kapcsolattartási címe: kisspal77@gmail.com. A cím Gmail-postafiók, ezért az elküldött üzenet a Google levelezési szolgáltatásán keresztül is feldolgozásra kerül. Az előnézeti űrlap a látogató levelezőjében készíti elő az üzenetet; annak elküldését a látogató fejezi be. Az űrlap böngészőben történő kitöltése önmagában nem továbbítja a megadott adatokat.

Kezelt adatok: név, cégnév, e-mail-cím, telefonszám, iparág, vállalkozás mérete, telephely, üzenet, érdeklődés tárgya, időpont-egyeztetés adatai.

Cél: bemutató megszervezése, kapcsolatfelvétel, ajánlatadás, igényfelmérés.

Jogalap: az érintett kérésére történő szerződéskötést megelőző lépések; egyes kapcsolattartási elemeknél jogos érdek; marketing célú későbbi megkeresésnél hozzájárulás vagy jogszerű B2B jogos érdek külön mérlegeléssel.

Megőrzési idő: aktív érdeklődés lezárásától számított [12-24 hónap], szerződéskötés esetén a szerződéses adatokra vonatkozó megőrzési idő.

4.3. Kapcsolatfelvételi űrlap és e-mail megkeresés

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, telefonszám, üzenet tartalma, csatolmányok, kommunikációs előzmények.

Cél: megkeresés megválaszolása, ügyintézés, kapcsolattartás.

Jogalap: szerződéskötést megelőző lépések vagy jogos érdek a megkeresések kezeléséhez.

Megőrzési idő: az ügy lezárásától számított [12-24 hónap], jogvita vagy szerződés esetén hosszabb ideig a jogi igények elévüléséig.

4.4. Ügyfél kapcsolattartói és szerződéses adatok

Kezelt adatok: kapcsolattartó neve, beosztása, céges e-mail-címe, telefonszáma, cégadatok, szerződéses dokumentumok, megrendelések, kommunikációs előzmények.

Cél: szerződés megkötése, teljesítése, kapcsolattartás, szolgáltatás nyújtása, ügyféltámogatás.

Jogalap: szerződés teljesítése, szerződéskötést megelőző lépések, jogi kötelezettség, illetve jogos érdek a B2B kapcsolattartásra.

Megőrzési idő: a szerződés fennállása alatt, majd a jogi igények elévüléséig; számviteli bizonylatok esetén a jogszabály szerinti időtartam.

4.5. RateWise felhasználói fiók és adminfelület

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, szerepkör, jogosultság, belépési adatok, jelszó hash formában, belépési napló, IP-cím, eszközadat, műveleti napló, beállítások.

Cél: hozzáférés biztosítása, jogosultságkezelés, biztonság, auditálhatóság, szolgáltatás működtetése.

Jogalap: szerződés teljesítése és jogos érdek a biztonságos működésre.

Megőrzési idő: a fiók fennállása alatt, majd biztonsági és elszámoltathatósági célból [6-24 hónap]; jogvita esetén az igény érvényesítéséig.

4.6. Számlázás és fizetés

Kezelt adatok: számlázási név, cím, adószám, fizetési adatok, számlatörténet, fizetési státusz, pénzügyi kapcsolattartó adatai.

Cél: díjak számlázása, fizetések kezelése, számviteli és adózási kötelezettségek teljesítése.

Jogalap: jogi kötelezettség és szerződés teljesítése.

Megőrzési idő: a számviteli és adózási jogszabályok szerinti időtartam, jellemzően 8 év vagy a mindenkor alkalmazandó jogszabály szerinti idő.

4.7. Ügyféltámogatás és hibabejelentés

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, telefonszám, cégnév, hiba leírása, képernyőkép, rendszerinformáció, naplóadat, kommunikáció.

Cél: segítségnyújtás, hibajavítás, szolgáltatás minőségének fenntartása.

Jogalap: szerződés teljesítése és jogos érdek.

Megőrzési idő: az ügy lezárásától számított [12-36 hónap], biztonsági incidens esetén hosszabb megőrzés lehet szükséges.

4.8. Marketingkommunikáció és hírlevél

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, cégnév, érdeklődési terület, feliratkozási és leiratkozási adatok, megnyitási és kattintási adatok, ha ilyen mérés működik.

Cél: szakmai tartalmak, ajánlatok, újdonságok és edukációs anyagok küldése.

Jogalap: hozzájárulás, vagy B2B esetben külön érdekmérlegelésen alapuló jogos érdek, ha a jogszabályi feltételek fennállnak.

Megőrzési idő: hozzájárulás visszavonásáig, leiratkozásig vagy tiltakozásig; bizonyítási célból a leiratkozási adatokat korlátozottan tovább őrizheti a Szolgáltató.

4.9. Vendégértékelőlapok és visszajelzések

Kezelt adatok: értékelési pontszámok, szabad szöveges válaszok, kitöltés időpontja, telephely, szolgáltatás vagy munkatárs azonosítója, értékelőlap azonosítója, technikai adatok, opcionálisan név, e-mail-cím, telefonszám vagy más azonosító, ha az Ügyfél ilyen mezőt alkalmaz.

Cél: az Ügyfél vendégélményének mérése, válaszok összesítése, trendek és visszatérő témák felismerése, riportok és vezetői jelzések készítése.

Jogalap: az Ügyfél által meghatározott jogalap; a RateWise ilyen esetben főszabály szerint adatfeldolgozó.

Megőrzési idő: az Ügyfél utasítása és az Adatfeldolgozási megállapodás szerint; alapértelmezett javaslat: aktív szerződés alatt, majd megszűnést követően [30-90 nap] exportálási/törlési időszak.

5. Különleges adatok és érzékeny tartalom

5.1. A RateWise alapértelmezés szerint nem kéri különleges személyes adatok, például egészségügyi adatok, vallási, politikai, szakszervezeti, biometrikus vagy genetikai adatok megadását.

5.2. Orvosi rendelők, fogászatok vagy egészségügyi jellegű szolgáltatók esetében fennállhat annak kockázata, hogy a Válaszadó szabad szövegben egészségügyi információt ír le. Az ilyen használatot külön adatvédelmi beállításokkal, tájékoztatással és szükség esetén külön szerződéses feltételekkel kell kezelni.

5.3. Az Ügyfél nem jogosult különleges adatot bekérni a RateWise rendszerén keresztül, kivéve, ha ehhez megfelelő jogalappal rendelkezik, a Szolgáltatóval ezt előzetesen egyeztette, és a szükséges adatvédelmi dokumentációt elkészítette.

6. Cookie-k és hasonló technológiák

6.1. A weboldal működéséhez szükséges cookie-kat használhat a biztonság, munkamenet-kezelés és alapvető működés érdekében.

6.2. Analitikai, teljesítménymérési vagy marketing cookie-k kizárólag a vonatkozó jogszabályok szerinti tájékoztatás és - ahol szükséges - hozzájárulás alapján alkalmazhatók.

6.3. A cookie-k részletes listáját, célját, szolgáltatóját és élettartamát külön Cookie-tájékoztatóban kell megadni, amikor a weboldalon tényleges cookie-kezelés működik.

7. Adattovábbítás, címzettek, alvállalkozók

7.1. A Szolgáltató az adatokat csak a szolgáltatás működtetéséhez, jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy jogos üzleti célból továbbítja.

7.2. Lehetséges címzettek:

• a) tárhely- és felhőszolgáltatók;
• b) adatbázis- és backend szolgáltatók;
• c) e-mail- és SMS-küldő szolgáltatók;
• d) fizetési és számlázási szolgáltatók;
• e) ügyfélszolgálati és hibakezelő rendszerek;
• f) analitikai szolgáltatók;
• g) AI vagy szövegelemzési szolgáltatók;
• h) könyvelő, jogi tanácsadó, adatvédelmi szakértő;
• i) hatóság, bíróság vagy más jogszabály alapján jogosult szerv.

7.3. A tényleges adatfeldolgozók listáját névvel, székhellyel, feladattal és adattovábbítási országgal ki kell tölteni a végleges dokumentumban.

8. Nemzetközi adattovábbítás

8.1. A Szolgáltató törekszik arra, hogy személyes adatok az Európai Gazdasági Térség területén belül kerüljenek kezelésre.

8.2. Ha harmadik országba történő adattovábbítás szükséges, arra kizárólag megfelelő garanciák mellett kerülhet sor, például megfelelőségi határozat, általános szerződési feltételek, kiegészítő biztonsági intézkedések vagy más jogszerű mechanizmus alapján.

8.3. A harmadik országbeli adattovábbítás tényleges részleteit a végleges dokumentumban a konkrét szolgáltatók ismeretében kell meghatározni.

9. Adatbiztonság

9.1. A Szolgáltató megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz az adatok védelmére, ideértve különösen:

• a) hozzáférés-kezelést és jogosultsági szinteket;
• b) jelszóvédelmet és biztonságos hitelesítést;
• c) titkosított adatátvitelt;
• d) naplózást és biztonsági monitoringot;
• e) biztonsági mentéseket;
• f) fejlesztési és éles környezetek elkülönítését;
• g) al-adatfeldolgozók ellenőrzését;
• h) incidenskezelési folyamatot.

9.2. A Szolgáltató a biztonsági intézkedéseket a kockázatokhoz, a kezelt adatok jellegéhez és a szolgáltatás fejlettségi szintjéhez igazítja.

10. Automatizált elemzés és AI

10.1. A RateWise a visszajelzések összesítésekor automatizált elemzést, mintafelismerést és AI-támogatott szöveges összefoglalást alkalmazhat.

10.2. Az ilyen elemzés célja a vezetői döntéstámogatás, trendek felismerése és szöveges visszajelzések könnyebb feldolgozása.

10.3. A RateWise nem hoz olyan automatizált döntést, amely kizárólag automatizált adatkezelésen alapulva joghatással járna az érintettre vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintené.

10.4. Az Ügyfél felel azért, hogy az AI-támogatott eredményeket ne használja emberi felülvizsgálat nélkül olyan döntésre, amely munkavállalót, vendéget, pácienst vagy más természetes személyt jelentősen érinthet.

11. Az érintettek jogai

11.1. Az érintetteket a GDPR alapján különösen az alábbi jogok illetik meg:

• a) tájékoztatáshoz való jog;
• b) hozzáférés joga;
• c) helyesbítés joga;
• d) törléshez való jog;
• e) adatkezelés korlátozásához való jog;
• f) adathordozhatósághoz való jog;
• g) tiltakozáshoz való jog;
• h) hozzájárulás visszavonásához való jog;
• i) panasz benyújtásának joga;
• j) bírósági jogorvoslat joga.

11.2. Az érintetti kérelmeket a Szolgáltató indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül megválaszolja. A határidő a GDPR szerinti feltételek mellett további két hónappal meghosszabbítható.

11.3. Ha a kérelem olyan adatkezelésre vonatkozik, amelyben a RateWise adatfeldolgozóként jár el, a Szolgáltató a kérelmet továbbítja az Ügyfélnek vagy az Ügyfél utasítása szerint jár el.

11.4. A kérelem teljesítése előtt a Szolgáltató jogosult az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információt kérni.

12. Panasz és jogorvoslat

12.1. Adatvédelmi kérdés vagy panasz esetén elsődlegesen a Szolgáltatóval javasolt kapcsolatba lépni: [ADATVÉDELMI EMAIL].

12.2. Az érintett jogosult panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál.

NAIH levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.

NAIH székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.

E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

Weboldal: https://www.naih.hu/

12.3. Az érintett jogosult bírósághoz fordulni is a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt.

13. Adatok törlése és exportja

13.1. Az Ügyfél szerződéses adatai a szerződés megszűnését követően a jogi és számviteli kötelezettségek szerint őrizhetők meg.

13.2. A vendégértékelőlap-adatok exportját, törlését vagy visszaadását az Ügyféllel kötött szerződés és Adatfeldolgozási megállapodás határozza meg.

13.3. A Szolgáltató a törlést követően biztonsági mentésekben korlátozott ideig még tárolhat adatokat, de ezeket aktív feldolgozásra nem használja, és a mentési ciklus végén törli vagy felülírja.

14. A tájékoztató módosítása

14.1. A Szolgáltató jogosult a jelen tájékoztatót módosítani, különösen jogszabályváltozás, szolgáltatásfejlesztés, új adatfeldolgozó, új funkció vagy adatkezelési folyamat változása esetén.

14.2. A mindenkor hatályos változat a weboldalon érhető el. Lényeges változás esetén a Szolgáltató külön értesítést is adhat.

15. Publikálás előtti kitöltési és ellenőrzési lista

15.1. A dokumentum véglegesítése előtt ki kell tölteni legalább az alábbiakat:

• a) pontos cégadatok;
• b) adatvédelmi kapcsolattartó vagy DPO adatai, ha van;
• c) tényleges tárhely-, adatbázis-, e-mail-, SMS-, fizetési-, AI- és analitikai szolgáltatók;
• d) pontos megőrzési idők;
• e) cookie-lista;
• f) nemzetközi adattovábbítások;
• g) egészségügyi vagy más különleges adat kezelése esetén külön szabályok;
• h) Ügyfélnek átadandó mintaszöveg a saját adatkezelési tájékoztatójába.

15.2. A jelen dokumentum publikálás előtt ügyvédi és adatvédelmi szakértői ellenőrzést igényel.

Kapcsolódó dokumentumok: ÁSZF · Adatkezelési tájékoztató · Adatfeldolgozási megállapodás